Hoe zijn de relaties tussen CROW, RAW-softwareleveranciers en bestekschrijvers geregeld?
CROW heeft in dat proces onder meer tot taak om het juiste gebruik van de RAW-systematiek te bewaken. Daarom stelt CROW criteria op waaraan bestekschrijfsoftware moet voldoen en verplicht het bestekschrijvers de systematiek correct toe te passen.
De afspraken daarover zijn in overeenkomsten met softwareleveranciers en gebruikers vastgelegd.
Relatie CROW/gebruikers (bestekschrijvers)
CROW sluit met gebruikers een gebruikersovereenkomst af. Daarin is vastgelegd dat de gebruiker de RAW-systematiek toepast onder de voorwaarden zoals die zijn opgenomen in de ‘Voorwaarden RAW-systematiek’. Deze voorwaarden zijn ook als bijlage opgenomen in de Standaard RAW Bepalingen.
Deze voorwaarden komen er in het kort op neer, dat gebruikers (bestekschrijvers) de laatste versie van de RAW-systematiek ongewijzigd, volledig en volgens de bij de systematiek behorende handleidingen moeten toepassen. In die overeenkomst is tevens de afdracht van 0,15% van de aannemingssom geregeld en de verplichting van de gebruiker om het RAW-keurmerk te voeren op alles wat met de systematiek tot stand is gebracht. Verder zijn gebruikers verplicht digitaal opgave te doen bij CROW van bestekken die ze in de markt zetten.
De verplichting van CROW is de gebruiker te voorzien van de laatste versie van de RAW-systematiek en hem te ondersteunen bij het toepassen daarvan.
De gebruikersovereenkomst heeft strikt betrekking op de relatie tussen CROW en gebruikers.
Relatie CROW/RAW-softwareleveranciers
De relatie van CROW met softwareleveranciers beperkt zich tot leveranciers van bestekschrijfsoftware met wie een licentieovereenkomst wordt afgesloten.
Op grond van de licentieovereenkomst verleent CROW aan de leverancier - die overigens ook gebonden is aan de Voorwaarden RAW-systematiek - het recht om bestekschrijfsoftware voor RAW-bestekken op de markt te brengen. De software moet voldoen aan een strak Programma van Eisen. Hierin is vastgelegd wat de minimale mogelijkheden van de software zijn, maar ook de restricties zijn daarin opgenomen.
De belangrijkste eis is, dat met de software een RAW-bestek kan worden opgesteld dat voldoet aan de indeling volgens de RAW-systematiek. Ten behoeve van onderlinge uitwisseling, moet de software een bestand van het bestek in het RSX-formaat kunnen genereren.
In de software is de laatste versie van de RAW Catalogus Resultaatsbeschrijvingen en van de RAW Catalogus Bepalingen beschikbaar, naast de sjablonen voor de verschillende contractvormen binnen RAW.
Het moet echter in de software onmogelijk zijn om bijvoorbeeld ‘vaste’ teksten in resultaatsbeschrijvingen uit de RAW Catalogus, de ‘vaste pagina’ van Deel 2.2 of de inschrijvingsdocumenten aan te passen. En bij de aard van de hoeveelheden (verrekenbaar, niet verrekenbaar, ter inlichting, te leveren, enzovoorts) moet de software verzekeren dat er niet meer en niet minder symbolen ingevuld kunnen worden dan de RAW-systematiek toestaat.
Bij aanpassingen in het Programma van Eisen wordt de nieuwe versie van de software door CROW getest voordat deze bij gebruikers wordt uitgezet. Daarmee hebben gebruikers een grote mate van zekerheid dat de prestaties van de software niet strijdig zijn met de regels voor het gebruik van de RAW-systematiek. Bewust ‘misbruik’ van de software is uiteindelijk niet te ondervangen. De betreffende bestekschrijver handelt dan echter wel in strijd met de gebruikersovereenkomst. CROW kan die bestekschrijver daar direct op aanspreken.
In de licentieovereenkomst is verder opgenomen dat de bestekschrijfsoftware slechts aan gebruikers geleverd mag worden die al een gebruikersovereenkomst met CROW hebben afgesloten. De software moet de laatste versie van de RAW-systematiek bevatten.
Ondanks dat gebruikers geen partij zijn bij de licentieovereenkomst, hebben zij - indirect - wel invloed op het Programma van Eisen. Zo is bijvoorbeeld de manier waarop gebundelde besteksposten in bestekken verwerkt worden op initiatief van gebruikers in het Programma van Eisen opgenomen.
Hoewel ook bijvoorbeeld software voor calculatie of besteksadministratie gebruik kan maken van het RSX-formaat, stelt CROW geen eisen aan deze software. Voor dit soort softwarepakketten sluit CROW geen overeenkomst af met de leveranciers. CROW controleert of test deze software ook niet.
Relatie gebruikers/RAW-softwareleveranciers
CROW laat de relatie tussen gebruikers en softwareleveranciers volledig vrij. Zolang softwareleveranciers de laatste versie van de RAW-systematiek voor gebruikers beschikbaar stellen en bestekschrijvers die laatste versie ook gebruiken, voldoen beide partijen aan hun verplichtingen jegens CROW. De gebruikers en softwareleveranciers leggen in hun gebruikerscontracten de verplichtingen vast die zij naar elkaar toe hebben.
In de geschetste driehoeksverhouding heeft CROW, met het oog op het juiste gebruik van de RAW-systematiek, een controlerende en sturende rol. Via de helpdesk en in rechtstreekse contacten (onder meer door het nakijken van bestekken) ondersteunt CROW de gebruikers in de toepassing van de RAW-systematiek. Gebruikers die tegen softwareproblemen aanlopen waaruit een onjuist gebruik van de RAW-systematiek voortvloeit, kunnen bij CROW terecht. CROW zal in die gevallen contact opnemen met hun softwareleverancier.
Gebruikers die CROW vragen stellen of opmerkingen hebben over gebruikersvriendelijkheid, de ‘knoppenhandleiding’, of bijvoorbeeld haperende communicatie met kostprijsdatabanken en dergelijke, worden naar de softwareleverancier verwezen omdat die aspecten geen relatie hebben met het al of niet juist toepassen van de RAW-systematiek.
Problemen met het inlezen van RSX-bestanden in bijvoorbeeld software voor calculatie of besteksadministratie kan CROW niet oplossen als er sprake is van een correct RSX-bestand. Als de oorzaak een foutief RSX-bestand is, dan spreekt CROW de leverancier daarop aan.
Samengevat hebben RAW-gebruikers een relatie met de softwareleverancier, op het gebied van de software, en een relatie met CROW op het gebied van inhoud. De relatie tussen CROW en softwareleverancier richt zich met name op het Programma van Eisen waarin ook de uitwisselingscriteria zijn opgenomen.