Is een inschrijver verplicht het werkterrein buiten te bezichtigen?
De inschrijver moet het werk kunnen calculeren op basis van de gegevens uit het bestek. Dit betekent dat het bestek voldoende informatie moet geven over de kostenbeïnvloedende factoren, dus ook de eventueel variabele omstandigheden en beperkingen op de werklocatie.
In paragraaf 1 lid 1 van de UAV is bepaald dat het bestek bestaat uit de beschrijving van het werk, de daarbij behorende tekeningen, de voor het werk geldende voorwaarden, de nota van inlichtingen en het proces-verbaal van aanwijzing. Hieruit volgt dat alle omstandigheden van het werk op papier tot uitdrukking moeten komen en niet bij een bezichtiging.
Veelal zal een inschrijver op eigen initiatief het werkterrein bezichtigen om een beter ‘beeld’ van het werk te krijgen. Hierbij zal de inschrijver kijken naar zaken als de realiseerbaarheid van de voorgenomen uitvoeringswijze en naar bereikbaarheid, terrein- en omgevingsfactoren. Als de inschrijver afwijkingen waarneemt van de beschrijving van het werk, moet hij dit melden in het kader van de inlichtingen. De inschrijver doet zijn inschrijving op basis van het bestek en de in de aankondiging of uitnodigingsbrief gestelde reglementen en bepalingen. Hiermee staan alle inschrijvers ‘gelijk aan de streep’ en is gewaarborgd dat de aanbiedingen vergelijkbaar zijn.
Hoe moet een bestekschrijver nu omgaan met variabele omstandigheden?
Een voorbeeld van een variabele: een gemeente wil het winkelcentrumgebied herinrichten. In de loop van de voorgaande jaren zijn aan de gevels van de winkels verscheidende uitbouwen gerealiseerd in de vorm van luifels en overkappingen, waardoor de vrije werkhoogte en -breedte wordt beperkt.
Het is raadzaam om bij werken waarbij variabele omstandigheden een rol spelen, een aanwijzing ter plaatse te organiseren. Aanbestedingsreglementen bieden de aanbesteder de mogelijkheid een dergelijke aanwijzing ter plaatse te houden. Dit zou voorafgaand aan de inlichtingenbijeenkomst kunnen plaatsvinden, zodat eventuele vragen naar aanleiding van de aanwijzing tijdens de inlichtingenbijeenkomst kunnen worden behandeld. Overigens is een inschrijver niet verplicht om de aanwijzing en de inlichtingenbijeenkomst bij te wonen.
Van een gehouden aanwijzing ter plaatse wordt door of namens de aanbesteder een proces-verbaal van aanwijzing opgemaakt. Hierin wordt letterlijk verslag gedaan van de variabelen waarop tijdens de aanwijzing is gewezen met de eventuele beperkingen. Alle gegeven aanwijzingen, voor zover opgenomen in het proces-verbaal van aanwijzing, zijn bindend voor iedere inschrijver.
De conclusie luidt dat buiten kijken op de werklocatie voorafgaand aan de aanbesteding weliswaar niet verplicht is, maar wel raadzaam. In bijzondere gevallen kan een aanbesteder een aanwijzing organiseren.